Reuniones operativas

Dailys, weeklys y seguimiento estructurado para mantener momentum y comunicación en los proyectos.

📅 Daily standups

Formato y duración

⏰ Duración máxima: 15 minutos
👥 Participantes: Equipo del proyecto + PM
📅 Frecuencia: Diaria (mismo horario)

Template de participación

Formato por persona (máximo 2 minutos):

1. ✅ Ayer trabajé en: Tickets específicos con números
2. 🎯 Hoy voy a trabajar en: Próximos tickets priorizados
3. 🚨 Bloqueos: Impedimentos específicos que necesitan resolución

Ejemplos de participación

✅ Ejemplo:

"Ayer terminé el ticket #15.2 (Features Section), quedó listo para QA. Hoy empiezo el #15.3 (Testimonials). Tengo un bloqueo con las imágenes del cliente para el testimonial, necesito que PM haga follow-up."

Facilitación efectiva

🎯 Rol del PM como facilitator:

• Board: Proyectar siempre el board, ese es nuestro source of truth
• Timeboxing: Mantener a cada persona en 2 minutos
• Focus: Redirigir discusiones técnicas para después del standup
• Action items: Capturar y asignar follow-ups inmediatamente
• Blockers: Priorizar resolución de impedimentos

Weekly reviews

Estructura de la reunión (45-60 min)

1. Review de tickets cerrados (15 min)

📋 Agenda:

• Tickets completados esta semana
• Calidad de entregas vs criterios de aceptación
• Tiempo real vs estimado por ticket
• Lessons learned por ticket complejo

2. Análisis de desvíos (15 min)

📊 Comparación vs Gantt planificado:

• Tickets que excedieron estimación
• Tickets bloqueados y razones
• Impact en timeline general del proyecto
• Riesgos identificados para próxima semana

3. Planificación próxima semana (15 min)

🎯 Priorización y asignación:

• Tickets priorizados para la semana
• Asignación de responsables
• Identificación de dependencias
• Capacity planning por persona

4. Mejora de procesos (10 min)

🔄 Retrospectiva mini:

• Qué funcionó bien esta semana
• Qué podemos mejorar
• Actions específicas para implementar

Template de weekly review

## Weekly Review - Semana del [fecha]

### ✅ Tickets completados

- #15: Homepage Desktop + Mobile (Est: 32h, Real: 28h) ✅
- #16: About Us Desktop + Mobile (Est: 16h, Real: 20h) ⚠️
- #17.1: Contact Form Logic (Est: 8h, Real: 12h) ⚠️

### 📊 Métricas de la semana (TBD)

- **Velocity:** 3 tickets completados
- **Accuracy:** 80% (4/5 tickets en tiempo)
- **Quality:** 2 tickets pasaron QA primera vez
- **Blockers:** 1 bloqueo por assets del cliente

### 🚨 Desvíos identificados

- **Ticket #16:** +4h por requerimientos adicionales del cliente
- **Ticket #17.1:** +4h por integración más compleja que estimada

### 📅 Próxima semana - Prioridades

1. **#17.2:** Contact Form UI (8h) - Designer A
2. **#18:** Product Page Desktop (16h) - Developer B
3. **#19:** Mobile Navigation (12h) - Developer C

### 🔄 Mejoras para implementar

- Incluir buffer de 20% en tickets de integración
- Validar scope con cliente antes de empezar desarrollo

🎯 Seguimiento de proyecto

Check-ins con stakeholders

📅 Frecuencia por tipo:

• Cliente: Bi-weekly status updates
• Management interno: Weekly high-level updates
• Team leads: Bi-weekly deep dives técnicos

Status updates para cliente

📋 Template de comunicación:

## Status Update - [Proyecto] - Semana [X]

### 🎯 Objetivos alcanzados

- [✅] Homepage desktop completada y aprobada
- [✅] About us page en desarrollo (80% completo)
- [⏳] Contact page pendiente de assets

### 📊 Progress general

- **Progreso:** 65% completado
- **Timeline:** On track para entrega [fecha]
- **Budget:** 120h utilizadas / 180h presupuestadas

### 📅 Próximos hitos

- **Esta semana:** Presentación de about us page
- **Próxima semana:** Inicio de desarrollo mobile
- **[Fecha]:** Entrega para review final

### 💬 Acciones necesarias del cliente

- [ ] Revisar y aprobar about us page (deadline: viernes)
- [ ] Proveer assets finales para contact page
- [ ] Confirmar fecha para testing session

### 🚨 Riesgos/Alerts

- Asset delay podría impactar timeline de contact page
- Recommend buffer de 2 días para testing final

🔄 Retrospectivas de proyecto

Retrospectiva completa (al finalizar proyecto)

⏰ Duración: 90 minutos
🎯 Focus: Lessons learned profundas y mejoras de proceso

Agenda detallada:

## Project Retrospective - [Proyecto]

### 1. Data review (20 min)

- Metrics del proyecto (timeline, budget, quality)
- Comparación vs estimaciones iniciales
- Client satisfaction scores

### 2. What went well (20 min)

- Procesos que funcionaron excelente
- Decisiones técnicas/creativas acertadas
- Colaboración efectiva entre equipos

### 3. What could be improved (25 min)

- Pain points identificados
- Procesos que generaron fricción
- Opportunities para optimizar

### 4. Lessons learned (15 min)

- Key insights para futuros proyectos
- Best practices to document
- Anti-patterns to avoid

### 5. Action plan (10 min)

- Specific improvements to implement
- Process changes to test
- Training/resources needed

🎯 Best practices

Para participantes

1. ⏰ Puntualidad: Llegar preparado y a tiempo
2. 🎯 Concisión: Mantener updates focalizados y breves
3. 📝 Preparación: Revisar tickets antes de la reunión
4. 💬 Honestidad: Comunicar problemas reales sin suavizar
5. 🔄 Follow-through: Cumplir con action items asignados

Para facilitadores

1. ⏱️ Timeboxing: Mantener reuniones en tiempo estipulado
2. 🎯 Focus: Mantener discusiones relevantes al objetivo
3. 📋 Action items: Capturar y asignar next steps claramente
4. 🔄 Follow-up: Hacer seguimiento de action items
5. 📊 Data-driven: Usar métricas para guiar decisiones

Para project managers

1. 📈 Trend analysis: Identificar patterns en updates
2. 🚨 Early escalation: Detectar riesgos en comunicación diaria
3. 🤝 Facilitation: Mantener clima colaborativo y constructivo
4. 📝 Documentation: Asegurar que decisiones queden documentadas
5. 🔄 Process improvement: Optimizar meetings basado en feedback

📅 Las reuniones efectivas son las que nos permiten mantener momentum sin sacrificar tiempo de trabajo productivo.